• Bach Duong

4 việc nhỏ giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót thông tin khi chạy chiến dịch truyền thông

Ấp ủ mãi hôm nay mới có dịp ngồi biên bài về câu chuyện này. Mình hy vọng rằng chị em bạn dì nếu thấy 4 tip nhỏ này hữu ích thì hãy chia sẻ tới những người đang cùng chung cảnh ngộ :).


Cuối năm 2018, lần đầu tiên mình ở trong vai trò tổ chức sản xuất cho một chiến dịch cộng đồng. Chiến dịch thực chạy chỉ trong 2 tuần, nhưng có tới gần 60 sản phẩm truyền thông chia về 3 tuyến bài khác nhau, với các đầu mối sản xuất khác nhau. Mỗi sản phẩm phải trải qua đầy đủ 12 bước sản xuất. Vô vàn các tài nguyên lẩn khuất ú tìm và hàng chục nhóm chat ỏ ê xin tài liệu.


Một buổi sáng, mình dậy thật sớm, chạy xe lên hồ, ăn một bát phở cho no bụng, hít đầy một lồng ngực khí tươi cho tỉnh táo, rồi ngồi nghĩ cách xem làm sao quản trị mớ messy đó cho thông minh. Và cái khó ló cái khôn mình đã có 3 quyết định, mà đến tận bây giờ mình vẫn nghĩ, tuy trông thì có vẻ nhỏ bé và đơn giản, nhưng nó thực sự là một cuộc cách mạng giúp công việc của mình và hàng chục supplier, hàng trăm con người của ngành công nghiệp truyền thông đang phục vụ chiến dịch, nhàn hơn hẳn.


#1. Tuyên bố phát động chiến dịch

Ở vai trò một Agency vận hành chiến dịch. Lúc này khâu Big Idea và PR Plan đã chốt xong xuôi hết rồi. Mình đã đi gom tất cả những tài nguyên cần thiết cho chiến dịch, không chỉ bỏ vào một folder, mình đã làm một chú Gsheet đơn sơ như là một danh mục tài liệu: Logo kèm Guideline, Proposal để hiểu bối cảnh, Loạt ảnh, Loạt tư liệu, Loạt bóc băng phỏng vấn, Loạt contact liên quan...

Làm ngắn link lại cho duyên dáng, mình thả nhẹ một chiếc thư tới tất cả các đầu mối liên quan và đề nghị họ book mark đường link duyên dáng kể trên. Sau ai có xin gì, có hỏi gì, vui lòng cứ lên đó tìm trước.


Rồi trong suốt quá trình, có tài nguyên gì cần chia sẻ với hệ thống nhà cung cấp, mình cũng tiếp tục update lên đó.


Hết chiến dịch thì đóng quyền truy cập.


#2. Đặt mã bài/ sản phẩm truyền thông

Người chơi hệ PR như mình lập kế hoạch theo các tuyến nội dung. Mỗi tuyến có mã bài và đánh số theo thứ tự.

Sáng tờ mờ mới mở mắt ra, đã thấy loạt note thương thương từ anh trai Editor khó tính:

- Mày kiểm tra lại cho anh Bài 1.15, lead chả đâu vào đâu

- Bài 2.6 lấy chi tiết khác đi chi tiết đó cũ rồi

- Bài 3.8 đẩy duyệt đầu khách được rồi nhé


Đến trưa thì Client nhắn

- Chị duyệt đẩy các mã 2.1, 2.6, còn 3.8 sửa lại nhé


Đến tối Booking Agency bảo:

- 2.1 ok khung 11:00 sáng mai chị nhé


Và 9:00 sáng hôm sau thì đến Biên tập bên báo cũng bảo:

- Ơ em ơi 2.1 chưa bổ sung giấy xác nhận của nhân vật cho chị à.


Đấy :), đỡ mất thời gian cãi nhau xem "cái bài ý ý", "không, không phải bài ấy, nhầm rồi" hoặc đỡ mất thời gian gõ tên bài dài như một dòng sông.


Vụ mã bài này mình học được của dân Kinh doanh oánh mã sản phẩm. Cũng lâu rồi. Lúc ở trong Nhà trường, Mã số học sinh còn được tối ưu để nhìn vào phát biết cháu sinh năm nào, cháu là nam hay nữ, cháu nhập học ngày nào.


#3. Sử dụng Hệ sinh thái soạn thảo và chia sẻ dữ liệu trực tuyến

Trong suốt hành trình của bài 2.1 kể trên, chúng tôi chỉ có duy nhất một đường link.

Và nó được truyền tay từ người này đến người khác. Có những lúc hàng chục người cùng chăm sóc, can thiệp vào một bài để kịp giờ lên sóng.


Nghĩ lại cách đây vài năm, khi cứ mỗi lần giao tiếp lại phải Attach File, rồi gửi đi, rồi bên kia download xuống, sửa, lưu... Mấy chục version tải lên tải xuống. Mất thời gian và dễ nhầm lẫn thực sự.


#4. Tracking trực tuyến

Lập một file tracking toàn bộ chiến dịch cũng dễ dàng khiến các bên liên quan có thể nhìn được tổng thể xem toàn dự án đang đi về đâu, tình trạng mỗi hạng mục thế nào, nguồn lực nào đang rảnh và nguồn lực nào cần hỗ trợ.


Tất cả những việc còn lại sau cú kick off của Account chỉ còn lại 2 đường link

Resource & Tracking và 60 file sản phẩm (chứ không phải 60x5 hay x10 version).


Vẫn nha nhẩn uống trà, tô son, selfie up Facebook và không phải cáu gắt với ai cả :)


Quá hạnh phúc,


Bạch Dương có thể online webminar hướng dẫn cách Vận hành một chiến dịch truyền thông, xin mời bạn comment để lại email và nhu cầu cụ thể một chút,


Trân trọng