• Bach Duong

Bản chất của PR Agency

Năm năm, gần 500 dự án. Trung bình một năm anh chị em BetterCre Agency chúng mình trải qua 100 dự án lớn nhỏ, trung bình một tháng khoảng 8-10 dự án. Nếu không có thời gian để thực sự để tâm và nhìn toàn cảnh, thì hẳn anh chị em luôn có câu hỏi: chẳng hiểu bọn này nó làm cái gì là chính?



Ví như trong danh bạ nhà cung cấp của các công ty chúng mình kiểu gì cũng có - Công ty thì chuyên làm phim giới thiệu doanh nghiệp, chuyên TVC, chuyên phim tài liệu... - Công ty chuyên làm web/ landingpage, thiết kế hoặc cả thiết kế và lập trình - Công ty chuyên thiết kế đồ hoạ 2D, 3D, logo rồi nhãn mác tài liệu - Công ty chuyên làm đồng phục thương hiệu, công ty chuyên quà tặng... - Công ty chuyên in ấn: in giấy, in bạt, in vải, in mọi chất liệu luôn - Chuyên tổ chức sự kiện - Chuyên thi công quảng cáo, quảng cáo thang máy, quảng cáo ngoài trời, quảng cáo xe bus, quảng cáo báo chí - Chuyên booking vị trí trên báo - Chuyên chạy fb ad - ... nghe chúng có vẻ cụ thể và dễ để hiểu.


Vậy PR Agency thì làm gì? nó là cái mô hình kiểu gì? nó bán cái gì?


Trước tiên thì PR Agency bán dịch vụ tư vấn và hoạch định là chính. Sản phẩm đầu ra thường là một PR Plan - Bản kế hoạch, hoặc oách hơn thì là PR Strategy - Bản chiến lược. Cụ thể hơn nữa thì khách hàng trả tiền cho những bản powerpoint, excel, word... các tài liệu hàm chứa các kết quả nghiên cứu truyền thông và khuyến nghị về truyền thông, các ý tưởng, các lộ trình đã vạch sẵn để doanh nghiệp cứ thế mà làm.

Trong những tài liệu đó, những công ty như kể trên sẽ đóng vai trò là third parties - các bên thứ ba đóng góp vào tổng thể.


Khi một PR Agency lần đầu làm việc với một đơn vị. Họ sẽ làm việc với Hệ thống tài liệu giới thiệu của đơn vị đó: profile, brochure, leaflet, website, social networks channels... và làm một bản PR Audit - đánh giá PR độc lập. Xem xét xem hiện đơn vị đó đang sử dụng những keywords (từ khoá) nào, single minded message (thông điệp định vị) nào, tần suất xuất hiện thông tin mới như thế nào, xuất hiện với các nhóm thông tin như thế nào, hình thức của thông tin ra sao (nôm na là có multimedia ko, có tiệm cận các tiêu chuẩn hình thức mới hay ko), độ phủ của các thông tin trên truyền thông trong cộng đồng ngành nghề nói riêng và truyền thông đại chúng nói chung hiện như thế nào? rồi các mối quan hệ mà đơn vị đang kết nối với cộng đồng có sức khoẻ ra sao (trên thể hiện truyền thông ra ngoài)...


Thông tin và các mối quan hệ nếu được quản lý và sắp xếp thường xuyên, trở thành một loại tài sản của doanh nghiệp. Thường các đơn vị càng "lớn", càng "tây" thì càng có nhiều tài liệu để đọc, để xem, để nghiên cứu. Ngược lại các đơn vị càng non trẻ thì càng ít kinh nghiệm với món này. Bạn đọc cứ thử so sánh website của Bộ Giáo dục Việt Nam với Bộ Giáo dục Australia sẽ thấy.


Hệ thống tài liệu, thông tin và mối quan hệ của một đơn vị giống như là cái móng đảm bảo sự vững chắc cho các hoạt động PR trong tương lai. Chúng như kim chỉ nam, nhắc nhở cả chính các founders rằng chúng ta là ai, chúng ra cung cấp dịch vụ/ sản phẩm gì, chúng ta mang những giá trị nào, sứ mệnh tồn tại của chúng ta là gì, chúng ta đang cùng đặt tầm nhìn đi về đâu, sếp chúng ta là ai, bên cạnh chúng ta có những ai và những ai đã đặt niềm tin vào chúng ta... Chúng như các nhân vật đại diện của chúng ta ở đâu đó trên cuộc đời này: ở một đại lý, trên internet hay trên tay một nhà đầu tư nào.


PR Agency trước tiên có thể đưa ra các phân tích, các tư vấn và khuyến nghị cho đơn vị chuẩn hoá hệ thống tài liệu này. Sao cho chúng khoa học hơn, trọng tâm hơn, đỡ được rủi ro hiểu nhầm hơn với từng đối tượng người đọc khác nhau. Mình đến tầm này thì cũng tương đối tự tin để "khám sức khoẻ" cho hệ thống thông tin nền cho các đơn vị.


Mới quá chẳng có gì để quản lý cũng là một tình huống thường gặp. PR Agency tư vấn cho đơn vị "tạo ra thứ để nói".


Lại có những đơn vị có quá nhiều thông tin để khoe, nhất là các tập đoàn đa ngành. PR Agency đặt ra các câu hỏi giúp các nhà quy hoạch lại các dòng chảy thông tin sao cho có vẻ rõ ràng và gọn gàng hơn, không phải mạnh chú nào chú ấy khoe.


Thị trường có quá trời kênh, cũng có quá trời cách thức sáng tạo thông tin, có quá nhiều diễn đàn online và offline để xuất hiện, với việc nắm rất rõ mục đích truyền thông của giai đoạn này, PR Agency có thể phân tích và tư vấn cho các quản lý chọn cách thức và tần suất xuất hiện sao cho thông minh, tiết kiệm và vẫn tạo được hiệu ứng truyền thông như mong muốn. Nói chung, nếu có PR Agency thì một hoa hậu hạng A sẽ được khuyến nghị là không nên nhận quảng cáo kem trộn không tên tuổi.


Trong những giai đoạn cụ thể trên hành trình chinh phục thị trường, có những lúc, đơn vị cần phải được đông đảo một nhóm người biết đến một thông tin/ nỗ lực cụ thể. Khi đó PR Agency sẽ cùng PR Manager của đơn vị đưa ra các PR Campaign - chiến dịch truyền thông có giới hạn về thời hạn, ngân sách bên cạnh những thứ như kênh, thông điệp... này nọ.


Thế, nói chung đến cuối ngày các suppliers sẽ cắm vào một bản excel của PR Agency.

Ví dụ: Bảng Excel mang tên: PR Plan cho chương trình Rap Việt do PR Agency xây có thể sẽ quy định vai trò: - Content Factory có loạt bài trên fanpage - Booking Agency có loạt bài trên báo - Shooting Studio có loạt phóng sự ảnh, video behind the scence - Event House có loạt sự kiện off fans - Quảng cáo khắp miền quê - ...


Còn kết bài, BetterCre của chúng mình có - PR Agency services - Có cả Content Factory, Design House, Production House định hướng làm interview clip (clip phỏng vấn) và documentary film (phim tài liệu kiểu mới như là trên Netflix ấy)