• Bach Duong

Quy trình lập kế hoạch hàng tuần thông minh giúp kiểm soát công việc tốt hơn

Việc áp dụng phương pháp mang tính hệ thống này sẽ giúp bạn tiến bộ lên mỗi tuần và dần đạt được các mục tiêu lớn nhất, quan trọng nhất của mình.


Trong quá trình đào tạo của mình, tôi có một niềm đam mê là giúp mọi người thực hiện được những mục tiêu lớn bằng cách hỗ trợ họ chia nhỏ, cụ thể hóa từng mục tiêu và khích lệ để họ thành công. Để đạt năng suất trong công việc, tất cả chúng ta cần có một thói quen hoàn thành đúng năng suất, tiến độ để đạt mục tiêu. Nói chung, chúng ta rất cần có kế hoạch công việc. Đấy là tiên quyết. Tôi không tin là có ai đó không bao giờ có kế hoạch gì mà có thể có được thành công, dù chỉ là rất nhỏ. Hoặc họ phải rất giàu và có hàng ngàn phụ tá. 

Kế đó, để đạt được những mục tiêu lớn, bạn cần thường xuyên lập ra các kế hoạch cho từng tuần. Bài viết này sẽ trình bày chi tiết phương pháp mà tôi sử dụng và giúp những người khác xây dựng các kế hoạch tuần như vậy.

Phương pháp này thực sự tạo ra sự khác biệt và giúp bạn tiết kiệm được hàng tiếng đồng hồ chần chừ suy nghĩ, thiếu quyết đoán trong tuần. Nó buộc bạn phải tập trung vào kế hoạch đã định và mang đến tác động đáng kể.

Hệ thống này giúp tôi làm việc hiệu quả và nhất quán và cũng giúp nhiều người đạt được mục tiêu một cách nhẹ nhàng hơn, ít vất vả hơn và rút ngắn thời gian so với thông thường.

Cùng tìm hiểu nhé:

Lên kế hoạch trước Chủ nhật

Vào Chủ Nhật, bạn nên dành chút thời gian sắp xếp lịch, xem khi nào bạn sẽ thực hiện những phần việc chuyên sâu để đạt được các mục tiêu của mình. Hãy cân nhắc, ước lượng thời gian (timeline) để bao quát và hoàn thành từng phần việc, không quá dài, cũng không quá ngắn, đủ để cho bạn cảm thấy chất lượng công việc đang tiến triển tốt và đúng tiến độ.

Cách này sẽ mang đến cho bạn nhiều tác dụng phụ tích cực: nếu như hoàn thành theo đúng timeline, bạn sẽ nhận ra rằng mình còn rất nhiều thời gian để làm những phần việc khác.

Cách thức này đã giúp tôi làm được nhiều việc hơn trong tuần, luôn bình tĩnh vì mọi việc đều trong tầm kiểm soát. Khi giúp mọi người thiết lập và thực hiện kế hoạch, tôi luôn nhấn mạnh bước này và nó luôn giúp họ tự tin hơn, năng suất công việc cao hơn.

Tóm lại: dành một chút thời gian vào chiều Chủ Nhật để hoàn thành tốt các bước tiếp theo.

1. Hiểu rõ nhiệm vụ và quy trình làm việc

Trong cuộc sống, chúng ta thường phải sắp xếp công việc cá nhân không nằm trong kế hoạch: cuộc họp, cuộc điện thoại, việc cá nhân, văn phòng…

“Ma trận” dưới đây sẽ hữu ích cho trường hợp này, là sự kết hợp giữa Ma trận Eisenhower và Ma trận Covey Urgent vs Important.



Khi lên lịch công việc, bạn sẽ cần lên lịch cho 4 loại hoạt động này:

Bạn đã thực sự ưu tiên và thời gian để thực hiện những “Focus Work” (high effort, high impact = nỗ lực cao, hiệu quả cao), cần tập trung cao độ chưa? Những việc này phức tạp, chuyên sâu, cần thời gian dài, làm việc thật tập trung. Nghĩa là sẽ không bị dán đoạn bởi email, điện thoại hay các công việc văn phòng khác. Chỉ cần tập trung hoàn toàn vào nó.

Bạn đã phát huy tối đa khả năng của mình để đạt được “”Easy Win”” (low effort, high impact = nỗ lực thấp, hiệu quả cao), giúp tiết kiệm thời gian một cách thông minh? Ví dụ, soạn thảo kế hoạch kinh doanh hay gọi cho khách hàng tiềm năng là những công việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp (high impact), mà lại không mất quá nhiều thời gian. Nhưng đôi khi chúng ta cứ chần chừ mãi không làm vì không có động lực, không sắp xếp được những việc đó vào quy trình một cách lớp lý. Giải pháp đưa ra là hãy gộp tất cả những việc này vào để thực hiện cứ 3 tiếng một lần hoặc sắp xếp làm 1 đến 2 lần mỗi tuần. Khi não bộ của bạn đã sẵn sàng với một loại nhiệm vụ cụ thể, việc chuyển từ việc này sang một việc tương tự sẽ dễ dàng hơn là làm tất cả cùng lúc. Như vậy sẽ giảm thiểu sự gián đoạn công việc.


Tiếp theo là những công việc “Gap Fillers” (low effort, low impact = nỗ lực thấp, hiệu quả thấp). Bạn có thể gộp việc check email hoặc các công việc quản trị trong giờ nghỉ giữa các cuộc họp hoặc khi bạn có 15-30 phút rảnh. Quãng thời gian ngắn đó cũng không thể làm được những việc lớn hơn. Hoặc thậm chí bạn cũng có thể tranh thủ khi ngồi sau tay lái khi đi làm, khi đi taxi hoặc xe bus… Tôi thấy rất hữu ích khi tập hợp những việc này lại và gán cho chúng nhãn “@15 phút” trong ứng dụng những việc cần làm của tôi (Todoist). Nhờ đó bất cứ khi nào có khoảng thời gian trống trong ngày, tôi sẽ biết là tôi có thể tận dụng để làm gì.

Cuối cùng là những việc “Productivity Killers” (low impact, high effort = hiệu quả thấp, nỗ lực cao). Những công việc này tiêu tốn năng lượng nhưng ít mang lại hiệu quả thực tế. Bạn thường xuyên phải nhận những yêu cầu việc khẩn từ người khác? Bạn có thể chuyển cho ai khác phù hợp hơn, hoặc ai đó thích làm việc được mấy thời gian cho những việc thực sự quan trọng đối với công ty, công việc chính của bạn nếu cứ dành thời gian cho những việc dạng này. Nếu bạn quy đổi chi phí hàng tiếng đồng hồ đó ra, thì việc đi thuê có lẽ sẽ rẻ hơn nhiều.

Giờ thì đây là việc bạn phải làm:

Hãy đưa đống công việc của bạn sắp xếp vào 4 bước trong bảng phía trên. Chắc là bạn sẽ muốn vẽ ngay ra một biểu đồ như vậy, phân loại công việc trong tuần ra và điền vào từng ô trong bảng.


2. Giữ đúng cam kết về thời gian sẽ đảm bảo cho mục tiêu của bạn

Tôi đã thử nghiệm phương pháp Weekly 5 và Daily 3 trong  3 năm.

Nó cực kỳ đơn giản và giúp tôi tập trung vào những gì quan trọng hơn, để tối đa hóa chất lượng công việc của mình mỗi tuần. Tốt nhất là làm việc nhiều nhất có thể trong tất cả các ô màu xanh.

Không chấp nhận bất kỳ lý do nào, chúng ta cần phải hoàn thành trước cuối tuần. Các nhiệm vụ này thuộc về “Focus Work”, và đưa những việc nào vào lịch nghĩa là phải thực hiện, không có đường “thoát”.

Nhiệm vụ D3 có thể  là điều cần làm để thực hiện được W5. Chúng ta sẽ nên nghĩ trước xem 3 nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong tuần là gì để đưa xếp vào nhiệm vụ của ngày. Các nhiệm vụ của D3 sẽ thuộc “Easy Win”, các nhiệm vụ không cần đầu tư nhiều về thời gian và công sức nhưng lại đem lại kết quả, tác động rõ rệt đến tiến trình công việc.


Việc của bạn như sau:

Vào tối Chủ Nhật, hãy lập ra W5 của bạn cho tuần tới và D3 cho ngày thứ Hai.

Nếu bạn không thể sắp xếp được thứ tự ưu tiên, hoặc có quá nhiều thứ quan trọng, hay khẩn cấp, hay thử đặt câu hỏi: Làm sao để sắp xếp thời gian, công sức vào những việc đạt hiệu quả cao “High-Impact Activities” để nhanh chóng đạt được mục tiêu? Khi đó, bạn có thể dễ dàng chọn ra 5 điều quan trọng hơn và có được cả mục tiêu trong tuần tới.


3. Sử dụng chính lịch làm việc làm công cụ đo lường năng suất

Khi bạn đã phân loại các nhiệm vụ và quy trình làm việc W5 và D3, hãy lên lịch cho tuần tới bằng cách sử dụng Outlook, iCal hoặc lịch bàn… Bất cứ loại lịch nào thuận tiện với bạn.


Dành ra 90 phút trong lịch W5 của bạn cho những công việc khác quan trọng với bạn, nhưng không nằm trong kế hoạch hoàn thành mục tiêu lớn chúng ta đã nhắc tới.


Mỗi tối, hãy lên kế hoạch cho ngày tiếp theo và dành 30 phút cho mỗi nhiệm vụ D3 tiếp theo. Bạn có thể thực hiện trước D3 của ngày thứ Hai nếu xét thấy Chủ Nhật có thể làm được.


Sau đó, chặn hoặc hủy bỏ bất kỳ cuộc gọi, cuộc họp hay công việc thứ cấp khác trong tuần tới chen ngang. Đừng quên loại bỏ thời gian ăn uống, khám bệnh hoặc công việc cá nhân khác.


Lưu ý về thời gian chết hoặc thời gian nghỉ giữa các phần việc lớn để lên kế hoạch để đối phó với các “Gap Fillers” như xem tài liệu, trả lời email, thực hiện các bản dự thảo,… Bạn cũng có thể tạm hoãn lại các khi cần thực hiện những công việc low-effort nhưng mang lại những giá trị lâu dài: marketing cho nội dung hoặc các công việc chuyên môn tại văn phòng, đọc các bài viết có giá trị hay tương tác với khách hàng…

Thực hiện một cách linh hoạt: nếu có việc đột xuất cần ưu tiên, không sao cả, miễn là bạn không xóa đi phần việc đã định sẵn mà thay thế vào thời điểm khác trong tuần. Vì kế hoạch của bạn phải được cam kết cần thực hiện trong tuần, nếu không thì nó chẳng còn là ưu tiên hàng đầu nữa.

Nếu bạn đã kín lịch, thì cần phải học cách “say no”. Nếu ai có yêu cầu, nhờ vả gì xen vào thời gian thực hiện các công việc trong kế hoạch của bạn mà bạn đều đồng ý thì đó không còn là thời gian hay kế hoạch của bạn nữa rồi. Tôi luôn luôn ưu tiên, bảo toàn thời gian và kế hoạch của mình và ưu tiên nó (focus blocks). Điều đó sẽ giúp bạn giảm thiếu tối đa những thứ làm gián đoạn công việc của mình, vì mọi người sẽ biết rằng chỉ nên giao thêm việc khi nó thực sự liên quan đến bạn.

Nếu bạn đang bị “bí”, không thể tập trung, làm việc không hiệu quả, hãy ghi chép lại cách làm việc của mình. Viết ra các nhiệm vụ mà bạn hoàn thành hàng ngày giúp bạn xác định được điều gì xen vào làm lệch lịch công việc dự kiến của bạn. Bạn cũng nên ghi chép lại thời gian bạn hoàn thành từng phần việc để thấy rằng mình đã hoàn thành chúng nhanh và hiệu qủa ra sao. Nếu bạn đang phải vật lộn xoay xở với mớ lịch công việc của chính mình, hãy chia nhỏ thời gian trong ngày ra, thành 60 phút một. Bạn sẽ ngạc nhiên với kết quả khi xem lại nhật ký ghi chép công việc vào cuối tuần đấy. Ghi nhật ký theo cách xen kẽ như vậy có thể là một thói quen tuyệt vời để hỗ trợ nếu thời gian thực hiện kế hoạch của bạn hay bị các việc khác chen vào.

4. Tự thưởng cho bản thân

Bạn vẫn có thể trung thành theo đuổi mục tiêu lớn của mình và xem nhẹ vài phần việc trong kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Chẳng sao cả, nó cũng không thay đổi điều gì. Kế hoạch không thể thay thế được sự làm việc chăm chỉ và sự tận tâm. cho dù có hợp lý và thông minh thế nào thì đôi khi vẫn đem lại sự căng thẳng, thậm chí buồn tẻ.

Nhưng chúng ta có thể ưu tiên cảm xúc của mình, như việc tự thưởng khi hoàn thành một phần việc nào đó để duy trì và tạo động lực cho bản thân những lúc bạn không muốn làm việc mình cần mà chỉ muốn làm điều mình muốn.


Chiều chuộng bản thân

Hãy nghĩ cách để tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành mục tiêu Weekly-5 và Daily-3.

Tôi biết có người sau khi hoàn thành tất cả công việc trong ngày đã tự cho phép mình xem Netflix một tiếng đồng hồ mà không hề cảm thấy tội lỗi. Một người khác thì có một quy tắc riêng “Friday afternoon off” khi luôn hoàn thành tất cả các mục tiêu vào trưa ngày thứ Sáu. Lúc trước, một sinh viên của khóa học huấn luyện nghề nghiệp của tôi ở IE Business School  đều đặn tiết kiệm 20 Euro vào heo đất mỗi tuần khi hoàn tất các công việc trong inbox mà cô đặt tên là “inbox zero”. Lần mới đây nhất tôi được biết là bộ sưu tập giày của cô đã đầy ắp rất nhanh chóng.

Có một phần thưởng hữu hình là một nguồn động lực rất mạnh mẽ, và mọi việc sẽ trôi chảy khi nó giúp chúng ta giữ được thăng bằng trong cuộc sống. Tôi khuyến khích các bạn nên kết nỗi giữa việc tự thưởng với công việc của mình trong khung thời gian cho phép để tạo động lực cho bản thân. Tôi thường thời gian phù hợp là hàng tuần.

Hãy vui vẻ theo dõi tiến độ công việc của mình.

Nhiều ứng dụng theo dõi các công việc và thói quen, rất hữu ích giúp cho chúng ta bám sát công việc khi phải làm nhiều việc một lúc, đồng thời ta sẽ thấy rõ ràng tiến độ công việc, sự tiến bộ của bản thân, từ đó tạo động lực cho mọi mục tiêu.


Theo một số nghiên cứu về quan sát các bệnh nhân mắc các bệnh về tim, khi ráo riết yêu cầu họ phải thay đổi để có lối sống, lối sinh hoạt có lợi cho sức khỏe, hiệu quả của các bệnh nhân trong nhóm hỗ trợ cao hơn gấp 8 lần những bệnh nhân không tham gia vào nhóm nào.


Coach.me (của Better Humans) là một ứng dụng tuyệt vời. Nó cho phép bạn công khai các mục tiêu của mình với những người quan tâm (tạo nên một cam kết với bên ngoài), đăng ký (ghi danh) các công việc muốn làm (tạo phần thưởng) và tương tác với hàng ngàn người có cùng chí hướng, hỗ trợ bạn trong công việc. Bạn thậm chí có thể thuê một huấn luyện viên cá nhân để giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu của mình, tìm hiểu các kỹ năng và trung thành với các công việc mình đã đăng ký.

Tôi sử dụng ứng dụng này mỗi ngày để “đánh dấu” những thói quen tốt của mình: thức dậy sớm, thiền, viết tạp chí, đạt “inbox zero” vào cuối ngày. Việc đặt ra những mục tiêu nhỏ như vậy có thể tác động tích cực và mạnh mẽ để bạn đạt được các mục tiêu hàng ngày của mình.


Chúng ta không phải là cái máy. Và làm việc quá sức sẽ không mang lại hiệu quả. Trong thể thao chuyên nghiệp, nghỉ ngươi không chỉ quan trọng tương đương với luyện tập và còn là phần thưởng của chương trình đào tạo hay luyện tập.


Điều này cũng áp dụng cho bất kỳ khía cạnh nào khác của cuộc sống, vì một lý do chính đáng: Vào năm 2012, nhà báo Sara Robinson sau khi nghiên cứu chủ đề đã tồn tại 150 năm này đã kết luận rằng: khi bạn vượt quá giới hạn làm việc 60 tiếng mỗi tuần, bạn sẽ mất gấp đôi thời gian để hoàn thành những việc đáng lý chỉ thực hiện trong 1 tiếng.


Cách nào tốt nhất để giải quyết vấn đề này? Tôi đưa ra quy tắc tối quan trọng rằng phải tuân thủ lịch trình thời gian nghỉ ngơi không kém gì thời gian cho công việc.


Tập trung vào việc đạt được các mục tiêu hàng ngày và hàng tuần, đừng lo nghĩ về mục tiêu lớn

Hãy duy trì những thói quen tốt, nhưng không đơn giản chỉ là lặp lại nó mà cần để nó phát huy tác dụng cho công việc.


Nếu bạn có thể thực hiện theo những quy tắc trên đây, bạn sẽ ít phải lo lắng về mục tiêu dài hạn của mình, điều có thể gây phản tác dụng khi cố gắng giải quyết nó, mà tập trung hoàn thành các nhiệm vụ trước mắt. Bằng cách đó, bạn có thể tin tưởng rằng dần dần mỗi ngày, mỗi tuần, bạn sẽ hoàn thành từng bước mục tiêu của mình.

Đừng dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ về tiến trình. Thực tế, chúng ta không thể sáng tạo hay làm việc hiệu quả khi thường xuyên tự đặt ra các câu hỏi và cố gắng tìm ra quy trình làm việc hoàn hảo.

Sau nhiều năm tự thử nghiệm và kiểm chứng, cùng với việc giúp đỡ cả những người khác, tôi đã đúc kết ra bài viết này. Tôi khuyến khích các bạn thử nhiều cách khác nhau để hoàn thiện kế hoạch hàng tuần của mình. Hãy bỏ qua việc vẽ ra một quy trình hoàn hảo mà chỉ cần tập trung vào một kế hoạch thực tế, giúp bạn tiến bộ lên từng ngày.

53 views