• Bach Duong

Trở thành team leader thực thụ: 10 kỹ năng cần thiết

Từ lâu nay người ta đã tranh cãi về việc một leader tài ba là do bẩm sinh hay được rèn luyện nên. Tôi chắc rằng ngay cả khi bạn sinh ra không phải với nhiệm vụ là dẫn dắt hay chỉ huy, thì vẫn có một số bộ kỹ năng mà bạn có thể luyện tập để trở thành một leader thành công.

Sự khác biệt giữa boss và leader

Mọi người vẫn thường dùng các thuật ngữ “Boss” và “Leader” thay thế cho nhau với nhiều lý do chính đáng. Tất nhiên là hai thuật ngữ này có nhiều sự trùng lặp trong ý nghĩa. Nhưng giữa chúng lại có những khác biệt tinh tế, điều quan trọng nhất là hầu như ai cũng có thể là boss – ông chủ, nhưng để trở thành leader – một người thủ lĩnh thực thụ thì khó hơn. Một số khác biệt giữa ‘boss’ và ‘leader’ là:

  • Một ông chủ chỉ quản lý công việc, một người thủ lĩnh sẽ truyền cảm hứng cho mọi người.

  • Một ông chủ sẽ chỉ giao nhiệm vụ và phân công công việc trong một nhóm, theo dõi tiến trình và đánh giá kết quả; một thủ lĩnh thực thụ sẽ truyền cảm hứng cho mọi người sẵn sàng đóng góp cho sự thành công của một tổ chức.

  • Một ông chủ luôn có câu trả lời,một thủ lĩnh thực thụ luôn luôn tìm kiếm một giải pháp.

  • Huấn luyện nhân viên cũng là một phần trong công việc của người thủ lĩnh. Điều này không chỉ giúp xây dựng sự cố kết nhóm, mà là một cách tuyệt vời để rèn luyện cho nhân viên của bạn các kỹ năng giải quyết vấn đề và xa hơn là phát triển sự nghiệp của riêng họ

  • Ông chủ thì giám sát kết quả,một thủ lĩnh thực thụ tạo ra giá trị. Mỗi nhân viên cần phải mang lại giá trị cho tổ chức và giá trị đó cần phải lớn hơn chi phí mà tổ chức bỏ ra để thuê họ.

  • Một thủ lĩnh giỏi cần phải có khả năng nhìn nhận những kĩ năng riêng biệt của mỗi nhân viên và tận dụng một cách tối ưu nhất những kĩ năng ấy để phục vụ cho lợi ích công ty.

Đây chỉ là một vài trong số những khác biệt giữa một ông chủ và một thủ lĩnh, nhưng bạn đã phần nào hiểu rồi chứ? Bây giờ cùng nhau bàn tới một số vấn đề bạn có thể luyện tập và cải thiện dần để trở thành một thủ lĩnh thành công trong tương lai.

#1. Tự tin (Chứ không phải kiêu ngạo)

Mọi người sẽ tự nhiên bị thu hút bởi các nhà lãnh đạo tự tin, có mục tiêu rõ ràng và nhận thức cụ thể về phương hướng để đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Hãy tưởng tượng về phi công điều khiển một chiếc máy bay, một vị trí “ngầu” nhưng cũng không kém phần áp lực, bởi mỗi chuyến bay anh đều nắm giữ hàng trăm sinh mạng con người. Để bay từ điểm A đến điểm B, một phi công cần phải tự tin vào lộ trình đã chọn, khả năng lái máy bay và năng lực của phi hành đoàn. Phi công đó truyền cảm hứng về sự tự tin và hầu hết chúng ta sẽ sẵn sàng thực hiện chuyến bay đó. Tuy nhiên, nếu người phi công hoài nghi về chính lộ trình của mình, thì anh ta không thể có được sự tin tưởng từ mọi người và rất ít người sẵn sàng đi theo anh ta.

Để có được sự tự tin, mình tin rằng bạn phải học hỏi một cách khoa học và nắm rõ vấn đề bạn đang phải giải quyết, bên cạnh đó bạn phải thực hành thật nhiều để có know how

Nhưng hãy cẩn thận kẻo sự tự tin của bạn biến thành sự kiêu ngạo, điều đó rất không hay.

#2. Quyết đoán

Các thủ lĩnh thì đưa ra quyết định một cách kịp thời. Việc trì hoãn những quyết định cho tới phút chót sẽ chỉ làm cho mọi việc khó khăn hơn.

Làm mọi việc khó khăn hơn sẽ hoàn toàn bác bỏ vai trò của một người thủ lĩnh và khiến mọi nhân viên mất niềm tin vào bạn.

#3. Biết cách tổ chức

Một người thủ lĩnh nhóm tốt biết rằng tất cả các nguồn lực là có hạn. Nguồn lực bao gồm cả tiền bạc, nguồn nhân lực cũng như quỹ thời gian. Một người thủ lĩnh giỏi cần phải có kĩ năng sắp xếp và ưu tiên những nguồn lực này để giảm thiểu sự lãng phí.

Gợi ý: Xây dựng hệ thống nguồn nhân lực để hợp lý hóa năng suất lao động. Tận dụng điều này với càng nhiều công việc càng tốt. Quản lý email, hành chính, thời gian đều cần những hệ thống chuyên biệt và tiêu chuẩn để tối ưu. Nếu không được tổ chức hợp lý, những quyết định quan trọng đều sẽ bị phụ thuộc vào các yếu tố ngoại cảnh và điều kiện chủ quan.

#4. Khả năng đàm phán

Cho dù là trong công việc hay không, hầu như bất kỳ người thủ lĩnh nào cũng cần trở thành một nhà đàm phán giỏi.

Trong một nhóm, tranh chấp và xung đột là điều chắc chắn sẽ phát sinh. Khi điều đó xảy ra, người thủ lĩnh cần sẵn sàng giải quyết những tranh chấp này và khôi phục sự hài hòa trong nhóm.

Luôn luôn nhớ rằng khi làm việc với nhiều người, nhiều tính cách khác nhau, bạn luôn luôn cần sự thấu hiểu. Bạn có thể thấy một bên thì đúng và một bên là sai, một cách rất rõ ràng, nhưng bạn cần phải dung hòa cả 2 phía. Bạn không những cần phải giải quyết vấn đề trước mắt mà còn đảm bảo không để bất kỳ vấn đề riêng tư nào ảnh hưởng đến các mục tiêu lớn hơn trong nhóm của mình.

Bắt đầu bằng cách lắng nghe và thừa nhận cả hai bên, một nửa công việc bạn phải làm là trấn an mọi người rằng họ luôn luôn được lắng nghe và những vấn đề của họ luôn được coi trọng. Sau đó, cố gắng đưa ra 2 đến 3 giải pháp thỏa hiệp để nhân viên lựa chọn…

Cuối cùng, yêu cầu họ chọn ra phương án mà cả hai cùng đồng tình. Bạn sẽ thấy rằng trong khi không ai có được thứ họ muốn, nếu họ sẽ tuân theo các giải pháp được vạch sẵn

#5. Ủy thác công việc

Biết cách ủy thác công việc không phải là một yếu tố cho một người thủ lĩnh thành công. Leaders bắt buộc phải có khả năng ủy thác, giao quyền mà không cần đến quản lý vi mô thì mới gọi là thành công. Để ủy thác công việc hiệu quả, trước tiên bạn phải hiểu rõ về phạm vi và khung thời gian của dự án. Bạn cũng cần có một sự hiểu biết tốt xem từng thành viên trong nhóm đang sở hữu những kỹ năng gì? Mạnh- Yếu ra sao.

Khi những điều đó đã rõ ràng, bạn có thể chia mục tiêu thành các nhiệm vụ riêng lẻ cần hoàn thành trong một khung thời gian. Sau đó, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dựa theo bộ kỹ năng cá nhân của họ.

Công việc tiếp theo sau đó là trả lời những câu hỏi phát sinh, theo dõi tiến độ công việc và sắp xếp mọi thứ đúng trình tự để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh. Ủy thác công việc hợp lý chính là hình thức quản lý trung thực nhất.

#6. Ưu tiên

Một leader giỏi cần phải biết cách ưu tiên các vấn đề lớn nhỏ. Điều này thường bị xem nhẹ nhưng lại là cần thiết để tối ưu hóa thời gian, công sức và nguồn lực cho tổ chức của bạn.

Trong vai trò team leader, bạn cần có khả năng ưu tiên các nhiệm vụ cần thiết nhất và cấp thiết nhất về thời gian cho sự thành công của dự án. Nếu bạn là chủ một doanh nghiệp nhỏ, bạn cần phải cân nhắc những việc gì mình phải làm một mình và hoàn thành những việc đó trước.

Trong các doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ mà tôi biết, tất cả những nỗ lực của leader được dành cho các hoạt động sẽ tăng doanh thu cho công ty. Họ dành thời gian tiếp thị, sale, kết nối và thúc đẩy hoạt động bán hàng cho các dự án. Mọi hoạt động khác ngoài những điều này cần phải được thực hiện bởi các chuyên viên hoặc ký hợp đồng (hoặc ủy thác) cho một chuyên gia.

#7. Tạo động lực

Trở thành một người leader tốt có nghĩa là biết cách thúc đẩy cả nhóm và các cá nhân trong nhóm. Tăng cường sự gắn kết nhóm và kỹ năng giải quyết vấn đề bằng các hoạt động nhóm ngoài trời là rất cần thiết khi làm việc trong môi trường tổ chức.

Mặc dù triển khai các hoạt động xây dựng đoàn kết tốt là điều cần thiết, nhưng nó không đủ. Bạn cần hiểu làm thế nào để thúc đẩy các cá nhân trong nhóm của bạn. Mọi người đều có động lực riêng để làm việc.

Một số được thúc đẩy bởi tiền, họ sẽ quan tâm đến tiền thưởng cuối năm? Nếu không có tiền thưởng, hãy chắc chắn rằng hiệu suất làm việc của họ luôn được đánh giá và xem xét thường niên.

Một số người (đặc biệt là những người đã làm cha mẹ) có thể được thúc đẩy bằng cách có một lịch trình được sắp xếp linh hoạt hơn. Bạn có thể cho họ nghỉ vào chiều thứ Sáu nếu họ đến sớm hơn hoặc ở lại muộn hơn vào những ngày làm việc khác trong tuần?

Một số người lại có động lực từ nỗi lo lắng phải hoàn thành công việc. Đe dọa nhân viên để họ làm tốt công việc tức thời không thể tạo động lực lâu dài cho họ. Nhưng điều đó không có nghĩa là không nên có những khiển trách cho việc muộn thời hạn hoặc hiệu suất làm việc kém.

Là một team leader, bạn cần phải cân bằng thưởng phạt để quản lý được nhân việc.

#8. Tự chủ

Bất kỳ nỗ lực nào của con người đòi hỏi sự phối hợp nhóm trong một khoảng thời gian nhất định sẽ gặp phải những trở ngại, vấn đề, một số có thể thấy trước, một số thì không. Khi những vấn đề này phát sinh, một người lãnh đạo tốt sẽ tập trung vào các giải pháp lâu dài thay vì chỉ khắc phục vấn đề. Thói quen này không phải tự nhiên mà có nhưng nó là một thứ có thể học được và nên học.

Như bất kỳ phi công nào cũng sẽ nói với bạn, nếu bạn gặp rắc rối khi lái máy bay, điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là hoảng loạn. Không ai có thể đưa ra quyết định tốt trong đám đông hoảng loạn. 

Điều quan trọng là bạn có thể bình tĩnh giải quyết vấn đề trước khi bạn làm bất cứ điều gì khiến mọi việc trở nên tồi tệ hơn. Chỉ khi bạn hiểu rõ về bản chất và nguyên nhân của vấn đề thì bạn mới có thể giải quyết nó đúng cách. Đó là lý do mà hầu hết các vụ tai nạn máy bay là do lỗi phi công. Đừng để cảm xúc lần lướt lý trí.

#9. Khuyến khích sự sáng tạo

Ngoài việc phải lắng nghe nhân viên ra, một team leader tốt còn cần rất nhiều kĩ năng khác để thấu hiểu nhân viên. Một team leader giỏi sẽ lắng nghe nhóm của họ càng nhều càng tốt.

Có cuộc họp thường xuyên nơi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về các vấn đề và vấn đề họ đang gặp phải là một cách tuyệt vời để không chỉ xây dựng sự gắn kết của nhóm, mà còn cho phép các ý tưởng được trình bày, thảo luận để giải quyết vấn đề.

Là người team leader, bạn nên đặt ra các quy tắc cơ bản cho các phiên thảo luận ý kiến này bao gồm:

  1. Không có ý tưởng nào là ngu ngốc – Trình bày ý kiến theo bản chất là những nỗ lực sáng tạo, một bầu không khí phán xét sẽ phá vỡ những nỗ lực này

  2. Đừng chỉ trích ý kiến của người khác Một phiên thảo luận không phải là diễn đàn để quyết định xem một ý tưởng có tốt hay không. Trong thực tế, bạn nên khuyến khích mọi người đưa ra các khái niệm thuần chất, kì lạ hoặc có thể là không tưởng. Đó là cách mà những ý tưởng đột phá ra đời.

  3. Xây dựng dựa trên các ý tưởng khác – Đây là nơi khuyến khích các ý tưởng được xây dựng từ những gì thuần chất và cơ bản nhất. ý tưởng của một người khác sẽ kích hoạt ý tưởng khác của người khác (hoặc thậm chí tốt hơn). Trên thực tế, nhóm của bạn đang khai thác và xây dựng sức mạnh não bộ của nhau. Và đây là những gì chúng ta đang theo đuổi, cahs nghĩ và sáng tạo này vượt qua những rào cản và giới hạn thường thấy vì vậy mà nó có thể dẫn đến những thay đổi mang tính cách mạng.

#10. Giữ cho bản thân luôn chính trực

Không ai có thể lãnh đạo hiệu quả nếu không có sự liêm chính. Quân đội sẽ nhanh chóng mất niềm tin vào một nhà lãnh đạo không đứng lên bảo vệ cho cấp dưới hoặc người đổ lỗi cho gười khác về những sai lầm của họ Lãnh đạo như vậy là độc tài. Những người lãnh đạo độc tài như vậy sẽ bị tách biệt ra khỏi tập thể và sự tin tưởng sẽ không còn. Một khi điều này xảy ra, họ không còn khả năng truyền cảm hứng cho mọi người theo dõi họ, và công cụ duy nhất chỉ huy sẽ chỉ đe dọa.

Bạn có thể truyền cảm hứng cho sự tự tin trong tổ chức của mình bằng cách lắng nghe nhân viên của bạn và nhận lời khuyên của họ (khi cần thiết). Bạn không cần phải giành chiến thắng, nhưng điều quan trọng là tập thể nhìn thấy rằng bạn đã cố gắng.

Nếu bạn sử dụng các chiến thuật này, bạn vẫn có thể truyền cảm hứng cho mọi người đi theo sự dẫn dắt của bạn mà không cần phải dựa vào sự đe dọa nào.

Trợ lý tổng hợp vấn đề: Vân Anh

241 views

Recent Posts

See All